Promosyon ürün siparişlerinde en can sıkıcı sürprizlerden biri, kolileri açtığınızda adedin eksik çıkmasıdır. Etkinlik yaklaşmıştır, dağıtım planı yapılmıştır ve birden “500 kalem istemiştik, 470 çıktı” diye fark edersiniz. Bu noktada tedarikçiyle çözüm bulmanın en hızlı yolu, eksikliği somut kanıtlarla ve düzenli bir şekilde bildirmektir.
Bu yazı, eksik adedi fotoğraf ve koli numarasıyla nasıl belgeleyeceğinizi ve bildireceğinizi anlatıyor.
Önce teslim anında
Eksiklik tartışmalarının çoğu teslim anında yapılmayan kontrollerden kaynaklanır. Kargo ya da nakliye firması kolileri bıraktığında:
- Koli sayısını irsaliye ya da teslimat belgesiyle karşılaştırın.
- Kolilerde yırtık, ezik, ıslaklık ya da bant açılması var mı bakın.
- Hasar varsa teslimat belgesine not düşün ve mümkünse görevliye imzalatın.
- Hasarlı kolinin dış görünümünü teslim alırken fotoğraflayın.
Koli sayısı eksikse, bu bir üretim değil nakliye sorunu olabilir. Bunu teslim anında kayda geçirmek, sorumluluğun kimde olduğunu belirlemeyi kolaylaştırır.
Koliler açılırken
Kolileri rastgele açıp ürünleri bir yere boşaltmak, sonradan hangi koliden ne kadar çıktığını bilmeyi imkânsız hale getirir. Bunun yerine:
- Kolileri numaralandırın. Tedarikçi koli numarası verdiyse onu kullanın; vermediyse kendiniz bir numara yazın.
- Her koliyi ayrı ayrı açın.
- Açmadan önce kolinin etiketini ve numarasını fotoğraflayın.
- Koli içindeki paketleri (örneğin 50’li poşetler) sayın.
- Gerekirse paket içlerini de sayın.
- Her kolinin sayımını bir tabloya yazın.
Bu işlemi iki kişiyle yapmak hem hızlandırır hem de sayıma güveni artırır.
Sayım tablosu
| Koli no | Etiketteki adet | Sayılan adet | Fark | Fotoğraf var mı | Not |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| Toplam |
Etiketteki adet ile sayılan adet arasındaki fark, eksiğin hangi kolide olduğunu gösterir. Bu bilgi, tedarikçinin kendi paketleme kayıtlarını kontrol etmesine yardımcı olur.
Fotoğraf nasıl çekilmeli?
Fotoğraflar, bildirimin en güçlü parçasıdır. Şunlara dikkat edin:
- Kolinin dış etiketi ve numarası okunabilir olsun.
- Açık kolinin içi, ürünler çıkarılmadan önce çekilsin.
- Sayılan ürünler düzenli sıralar halinde dizilip çekilsin (örneğin 10’lu gruplar).
- Eksik olduğu düşünülen paketin boş yeri görünsün.
- Fotoğrafların tarih bilgisi korunsun.
Kısa bir video da faydalı olabilir, özellikle kolinin açılış anını göstermek için.
Bildirimi ne zaman yapmalı?
Eksikliği fark ettiğiniz gün bildirin. Tedarikçilerin çoğu, teslimattan sonra belirli bir süre içinde yapılan bildirimleri kabul eder. Bu süreyi sipariş onayında ya da satış koşullarında kontrol edin. Süre belirtilmemişse, beklemeden bildirin.
Bildirim şablonu
Bildirimi yazılı olarak, e-posta ile yapın. Telefonla da arayabilirsiniz ama yazılı kayıt mutlaka olsun.
Konu: [Sipariş no] eksik adet bildirimi
Merhaba,
[Tarih] tarihinde teslim aldığımız [sipariş no] numaralı siparişte eksik adet tespit ettik.
- Sipariş edilen adet: [ ]
- Teslim alınan koli sayısı: [ ]
- Sayılan toplam adet: [ ]
- Eksik adet: [ ]
Eksik tespit edilen koliler: [koli no’ları ve her birindeki fark]
Koli etiketlerinin, açılış anının ve sayımın fotoğraflarını ekte gönderiyorum. Sayım tablosu da ektedir.
Eksik ürünlerin gönderimi ya da fatura düzeltmesi için nasıl ilerleyeceğimizi bildirmenizi rica ederim. Etkinlik tarihimiz [tarih] olduğundan, gönderim tarihini de öğrenmek isterim.
Teşekkürler, [Ad, şirket, telefon]
Tedarikçinin olası cevapları
- Eksik gönderim: Tedarikçi eksik adedi ayrıca gönderir. Gönderim tarihini ve kargo ücretinin kimde olduğunu yazılı alın.
- Fatura düzeltmesi: Eksik adet faturadan düşülür. Düzeltilmiş faturayı isteyin.
- Tolerans açıklaması: Bazı üretimlerde küçük bir yüzde fark sözleşmeye göre kabul edilebilir. Sipariş koşullarınızda böyle bir tolerans maddesi olup olmadığını kontrol edin.
Gelecek siparişler için
Eksiklik yaşadıysanız, bir sonraki siparişte şu önlemleri alın:
- Sipariş onayında koli başına adedin yazılmasını isteyin.
- Kolilerin numaralandırılmasını talep edin.
- Etkinlik için gerekenden biraz fazla sipariş vermeyi düşünün.
- Teslimat tarihini etkinliğe çok yakın koymayın.
Kısa kontrol listesi
- Teslim anında koli sayısını ve hasarı kontrol edin.
- Kolileri numaralandırın, tek tek açın.
- Etiket, açılış ve sayımı fotoğraflayın.
- Sayım tablosu doldurun.
- Aynı gün yazılı bildirim yapın.
- Çözüm ve tarihi yazılı alın.
Eksik adet, düzenli belgelendiğinde genellikle kolayca çözülür. Belirsiz kalırsa ise hem zaman hem güven kaybına yol açar.