Promosyon ürünü tekliflerini karşılaştırmanın doğru yolu, toplam rakamlara değil satırlara bakmaktır. Bir teklif yalnızca ürün fiyatını yazarken diğeri baskı, paketleme, kargo ve vergiyi de içerebilir. Bu yüzden teklifleri aynı dört satıra bölmeden karşılaştırırsanız, ucuz görünen teklif teslimatta pahalıya çıkabilir. Çözüm basit: her teklifi ürün, baskı, paket, kargo ve vergi satırlarıyla aynı tabloya yazmak ve eksik satırları tedarikçiye sormak.
Bu yazı, kurumsal hediye ve promosyon siparişlerinde teklifleri nasıl eşitleyeceğinizi adım adım anlatır. Örneklerde rakam kullanılmadı; kendi tekliflerinizdeki güncel fiyatları tabloya siz yerleştirin.
Teklifler neden kıyaslanamaz görünür
Promosyon ürünlerinde fiyat, birçok değişkene bağlıdır: adet, baskı tekniği, renk sayısı, baskı alanı, paketleme şekli ve teslimat adresi. Tedarikçiler bu değişkenleri farklı biçimlerde sunar. Biri “birim fiyat, baskı dahil” der, diğeri baskıyı ayrı satırda verir, bir başkası kargoyu “sonra hesaplanır” diye bırakır.
Sonuçta elinizde birbirine benzemeyen üç belge olur. Bunları kıyaslamak için önce aynı dile çevirmeniz gerekir.
Beş satırlık karşılaştırma tablosu
Her teklif için aşağıdaki tabloyu doldurun:
| Satır | Teklif A | Teklif B | Teklif C |
|---|---|---|---|
| Ürün birim fiyatı × adet | |||
| Baskı / kişiselleştirme | |||
| Paketleme | |||
| Kargo / teslimat | |||
| Vergi (KDV dahil mi?) | |||
| Toplam |
Tablonun altına iki satır daha ekleyin: teslim süresi ve numune durumu. Fiyatı eşit iki teklif arasında seçim çoğu zaman bu iki satırla yapılır.
Satır satır ne sorulmalı
Ürün
- Teklifteki ürün, beğendiğiniz ürünün birebir aynısı mı? Model kodu, renk ve malzeme yazılı mı?
- Birim fiyat hangi adet aralığında geçerli? Adet değişirse fiyat nasıl değişiyor?
- Stokta mı, yoksa üretim veya ithalat gerekiyor mu?
Baskı ve kişiselleştirme
- Hangi baskı tekniği kullanılacak: tampon baskı, serigrafi, lazer kazıma, UV baskı, nakış?
- Kaç renk ve hangi baskı alanı fiyata dahil?
- Kalıp, film veya kurulum ücreti var mı? Varsa tekrar siparişte yeniden alınıyor mu?
- Baskı öncesi dijital prova (mockup) veriliyor mu?
Baskı satırı, tekliflerin en çok ayrıştığı yerdir. Bir tedarikçi tek renk baskıyla fiyat verirken, diğeri logonuzun tam renkli halini hesaplamış olabilir. İki teklifte de baskı tekniği ve renk sayısını aynı yazdırın.
Paketleme
- Ürün toplu mu gelecek, yoksa tek tek kutulanmış mı?
- Hediye kutusu, kart, kurdele gibi ekler fiyata dahil mi?
- Kişiye özel isim kartı veya etiket isteniyorsa ayrı mı ücretlendiriliyor?
Kurumsal hediyelerde paketleme, algıyı üründen daha fazla etkileyebilir. Bu satırı “standart paket” diye geçmek yerine ne olduğunu yazılı isteyin.
Kargo ve teslimat
- Teslimat tek adrese mi, yoksa birden fazla şubeye mi yapılacak?
- Kargo ücreti teklife dahil mi? Değilse, nasıl hesaplanacak?
- Kişilere tek tek gönderim gerekiyorsa bu hizmet veriliyor mu?
Çok adresli teslimat, toplam maliyeti ciddi biçimde değiştirebilir. Adres listesini teklif aşamasında paylaşın.
Vergi
- Fiyatlar KDV dahil mi, hariç mi?
- Farklı ürünlerde farklı oranlar uygulanıyor mu?
Bir teklif KDV dahil, diğeri hariç verilmişse toplamları doğrudan karşılaştırmak yanıltıcıdır. Hepsini aynı bazda (dahil veya hariç) tabloya yazın.
Teslim süresi ve numune
Fiyatlar eşitlendikten sonra iki soru kalır:
- Teslim süresi nereden başlıyor? Sipariş onayından mı, prova onayından mı, ödemeden mi? “Kısa sürede teslim” bir tarih değildir.
- Numune var mı? Özellikle tekstil, deri ve baskı kalitesinin önemli olduğu ürünlerde fiziksel numune görmek, dijital görselden daha güvenilirdir.
Etkinlik veya bayram gibi sabit bir tarihe yetişmesi gereken siparişlerde teslim süresini tablonun en üstüne taşıyın.
Örnek senaryo
Bir şirket yılbaşı için çalışanlarına logolu termos ve defter seti göndermek istiyor. Üç teklif alıyor:
- Teklif A en düşük toplamı gösteriyor, ama kargo “ayrıca hesaplanacak” yazıyor ve baskı tek renk.
- Teklif B baskıyı tam renkli, paketlemeyi hediye kutusuyla veriyor; kargo tek adrese dahil.
- Teklif C kişilere tek tek gönderim de içeriyor, ama KDV hariç.
Tabloya yazıldığında durum değişiyor. A’ya kargo ve renk farkı eklendiğinde B ile arası kapanıyor. C’ye KDV eklendiğinde en yüksek teklif oluyor, ama şirketin çalışanlarının yarısı uzaktan çalıştığı için tek tek gönderim ayrı bir iş yükünü ortadan kaldırıyor. Karar, artık yalnızca fiyata değil, ihtiyaca göre verilebilir.
Sık yapılan hatalar
- Toplam rakamları satırlara bölmeden karşılaştırmak.
- Baskı tekniğini ve renk sayısını tekliflerde eşitlememek.
- KDV dahil ve hariç fiyatları aynı sütunda toplamak.
- Kargo ücretini sonraya bırakmak.
- Teslim süresinin başlangıç noktasını sormamak.
- Dijital provayı onaylamadan üretime geçmek.
Sık sorulan sorular
Tedarikçi satırları ayrı vermek istemezse ne yapmalıyım? Toplamın hangi kalemleri içerdiğini yazılı olarak isteyin. Satır satır rakam vermese bile neyin dahil olduğunu belirtmesi karşılaştırma için yeterlidir.
Adet artınca fiyat her zaman düşer mi? Genellikle birim fiyat düşer, ama kalıp veya kurulum gibi sabit ücretler değişmez. Farklı adetler için ayrı fiyat isteyin.
Numune ücretli mi? Tedarikçiye ve ürüne göre değişir. Bazı tedarikçiler numune ücretini sipariş verildiğinde düşer. Bunu teklif aşamasında sorun.
Başlarken
Elinizdeki teklifleri beş satırlık tabloya yazın, boş kalan hücreleri tedarikçilere tek bir e-postayla sorun ve teslim süresini tablonun üstüne ekleyin. Kurumsal hediye siparişiniz için güncel fiyat ve teslim süresini doğrudan tedarikçinizden yazılı olarak alın.