Promosyon teklifi isterken en sık yaşanan gecikme, ürün seçiminin zor olması değil, brief’in eksik kalmasıdır. Logo net değilse baskı yerleşimi bekler. Adet belirsizse birim maliyet aralığı geniş kalır. Termin yalnızca “acil” diye yazılmışsa tedarikçi takvimi doğru kuramaz. Bu yazı, satın alma, pazarlama veya ofis koordinasyonundan sipariş yürüten herkes için pratik bir promosyon teklifi brief kontrol listesidir. Amaç, ilk turda karşı tarafa işe yarar bilgi vermek ve revizyon turlarını azaltmaktır.

Otto Promosyon olarak Ankara merkezli butik bir promosyon ve kurumsal hediye ajansıyız. Katalogda geniş bir ürün havuzu bulunur; Türkiye geneline teklif ve teslimat planlanır. Yine de bu rehber genel alıcı disiplini olarak okunmalıdır. Net fiyat, kesin adet alt sınırı ve kesin teslim günü her işte ürüne, baskıya ve onay sürecine göre teklif aşamasında netleşir.

Brief neden tekliften önce gelir?

İyi bir brief, tedarikçinin üç şeyi aynı anda görmesini sağlar: ne istediğiniz, ne zaman istediğiniz ve hangi kısıtlarla ilerleyeceğiniz. Ürün henüz kesin değilse bile kullanım amacı, yaklaşık adet, şehir ve logo dosyası paylaşmak yeterlidir. Eksik brief ile alınan teklifler çoğu zaman “yaklaşık” kalır; sonra dosya, renk veya tarih değişince tüm tablo yeniden kurulur.

Kısa bir test: brief’inizi birine sesli okuduğunuzda “hangi ürün, kaç adet, hangi tarih, hangi logo, nereye teslim” sorularının hepsine cevap verebiliyor musunuz? Veremiyorsanız önce bu satırları tamamlayın, sonra teklif isteyin.

Ürün tarafında fikir arıyorsanız önce ürünler kataloğuna göz atabilirsiniz. Brief’iniz hazır olduğunda iletişim sayfasından teklif talebi açmak işi hızlandırır.

1) Proje bağlamı: ne için, kime, hangi ton?

Teklif ekibi ürün önermeden önce bağlamı anlamak ister. Üç cümle yeterlidir:

Amaç: fuar standı, müşteri teşekkürü, çalışan hediyesi, bayi kiti, lansman vb.
Kitle: ziyaretçi, VIP müşteri, saha ekibi, ofis personeli.
Ton: sade kurumsal, sıcak teşekkür, sahada dayanıklı, premium kutulu.

Bu satırlar baskı tekniğini ve ürün ailesini yönlendirir. Örneğin yoğun dağıtımlı fuar giveaway ile az adetli yönetici hediyesi aynı brief dilini taşımaz. Marka kılavuzunuz varsa “zorunlu logo alanı / yasaklı renk” notunu da ekleyin. Yoksa en azından “logo tek renk de kabul” veya “mutlaka iki renk” gibi bir tercih yazın.

2) Logo ve dosya hazırlığı (en kritik blok)

Logo dosyası brief’in kalbidir. Ekranda güzel görünen bir PNG, küçük bir kalem veya anahtarlık yüzeyinde bozulabilir. Genel pratikte şunlar işe yarar:

Tercih edilen formatlar: AI, EPS veya vektör PDF. Bunlar ölçeklenince piksellenmez.
Yardımcı dosyalar: yüksek çözünürlüklü PNG yalnızca önizleme için; asıl baskı kaynağı vektör olsun.
Fontlar: logo içindeki yazılar outline (çizgiye çevrilmiş) olsun veya font dosyası ayrıca paylaşılsın.
Versiyonlar: tam renk, tek renk, negatif (koyu zeminde açık logo) varsa hepsini ekleyin.
İnce çizgi uyarısı: çok ince stroke’lar bazı baskı tekniklerinde kaybolabilir. Küçük yüzeyde sadeleştirilmiş versiyon hazır tutun.

Dosya adlandırması da işi kolaylaştırır: Marka_Logo_CMYK.ai, Marka_Logo_TekRenk.pdf gibi. WhatsApp’tan sıkıştırılmış ekran görüntüsü göndermek yerine orijinal dosyayı e-posta veya dosya linkiyle iletin.

Kurumsal promosyon baskı hazırlığı: Pantone renk rehberi, logo çizimleri, kurumsal kupa ve kalemler

3) Renk: Pantone söylemek neden yetmez (ama yine de söyleyin)

Kurumsal renk için Pantone kodu paylaşmak doğru bir adımdır. Yine de yüzey malzemesi rengi etkiler. Metal, mat plastik, kumaş veya seramik aynı Pantone referansını farklı yansıtır. Brief’inizde şunları yazın:

Varsa Pantone (veya CMYK) kodları
“Birebir marka kılavuzu rengi kritik” mi, yoksa “yakın ton kabul” mü?
Koyu üründe açık logo mu, açık üründe koyu logo mu tercih edilir?
Renk prova / dijital mockup onayı şart mı?

Genel kural: renk hassasiyeti yüksekse onay adımını takvime yazın. Onay beklerken üretim başlamaz; bu süre termini kısaltmaz, planın parçasıdır.

4) Adet bantları: tek sayı yerine senaryo

Tek bir “tam sayı” yerine iki veya üç adet senaryosu paylaşmak teklifi daha kullanılabilir kılar. Örnek dil:

Senaryo A: 100 adet (pilot / şube)
Senaryo B: 250 adet (kampanya)
Senaryo C: 500 adet (fuar + stok)

Neden? Baskı kurulum maliyeti sabit bir emeğe yakındır; adet arttıkça birim maliyet genelde düşer, ama kesin tablo ürüne göre değişir. Siz rakam uydurmadan “hangi banda yakınız” bilgisini verirsiniz, tedarikçi karşılaştırmalı teklif kurar.

Minimum sipariş konusu da sık sorulur. Genel olarak minimum adet ürüne ve stok durumuna göre değişir. Birçok ürün için planlama 100 adetten başlar; bazı ürünlerde daha düşük adet de mümkün olabilir. Kesin alt sınır teklifte netleşir. Brief’inizde “minimuma yakınız / esnekiz / net X adet” cümlesi yeterlidir.

5) Termin: geriye doğru planlayın

“Bu ay içinde olsun” yerine net teslim tarihi ve şehir yazın. Sonra geriye doğru düşünün:

Etkinlik veya dağıtım günü
Kargo / şehirler arası sevkiyat payı
Üretim ve baskı süresi
Tasarım / mockup onayı
Brief ve teklif turu

Birçok siparişte, tasarım onayından sonra hazırlık birkaç iş günü ile on iş günü bandında şekillenir. Bazı işler daha hızlı, bazıları daha uzun sürebilir. Exact termin teklif aşamasında, ürün ve baskı yöntemine göre netleşir. Sizin yapmanız gereken, “son mümkün teslim günü”nü ve “esnek mi / sabit mi” bilgisini yazmaktır.

Acil işlerde dürüst olun: “X tarihine yetişmezse kampanya düşer” ile “tercihen X, Y’ye kayabilir” aynı şey değildir. Riskli tarihlerde numune veya prova turunu kısaltmak yerine ürünü sadeleştirmek (tek renk logo, stoklu yüzey) daha güvenli olabilir.

6) Baskı tekniği: karar seviyesinde notlar (makine listesi değil)

Brief’e “serigrafi olsun” diye dayatmak her zaman doğru değildir. Yüzey, adet, renk sayısı ve dayanım beklentisi tekniği belirler. Alıcı olarak şunları yazmanız yeterlidir:

Logo kaç renk?
Küçük metal yüzey mi, geniş tekstil alanı mı?
Yıkama / sürtünme dayanımı kritik mi?
Premium hissiyat (lazer / nakış) mı, hızlı çok renkli görünüm mü?

Genel endüstri çerçevesinde tampon ve serigrafi düzgün düz yüzeylerde yaygındır; UV çok renkli işlerde sık görülür; lazer metal ve bazı ahşaplarda kalıcı iz bırakır; tekstilde transfer veya nakış konuşulur. Hangisinin sizin ürüne uygun olduğu teklif ve teknik uygunluk kontrolünde netleşir. Otto özelinde makine envanteri veya “her yüzeye her teknik” garantisi iddia etmiyoruz; doğru eşleşmeyi teklifte konuşuruz.

7) Teslimat şehri, paketleme ve dağıtım

Teklif yalnızca birim ürün değildir. Lojistik satırları da maliyeti ve tarihi etkiler:

Teslim şehri / ilçe (birden fazla adres varsa liste)
Tek noktaya toplu teslim mi, şubelere dağıtım mı?
Kutulama: toplu koli mi, tekli hediye kutusu mu?
Etiket / irsaliye / fatura notları
Alıcı yetkili kişi ve telefon

Uzaktan çalışan ekibe veya çok şubeli dağıtıma gidecek işlerde adres listesi hijyeni kritiktir. Yanlış satır, doğru ürünü yanlış kapıya gönderir.

8) Bütçe çerçevesi: rakam uydurmadan yön verin

Fiyat listesi paylaşmadan da bütçe dili kurabilirsiniz:

“Birim odaklıyız, toplam tavan esnek”
“Toplam bütçe sınırlı, ürünü buna göre sadeleştirin”
“VIP set için premium bant, giveaway için ekonomik bant”

İki farklı ürün ailesi düşünüyorsanız bunu yazın. Böylece teklif tek satırda kilitlenmez; seçenekli gelir. KDV dahil/hariç beklentinizi ve fatura unvanını da erken netleştirmek satın alma sürecini kısaltır.

9) Numune, prova ve onay soruları

Seri üretimden önce sorulacaklar:

Dijital mockup (logo yerleşimi) onayımı şart mı?
Fiziksel numune mümkün mü, süreye etkisi ne?
Renk prova isteniyor mu?
Kim onaylıyor (pazarlama / satın alma / genel müdür)?
Revizyon turu için kaç iş günü ayırdınız?

Onay zinciri belirsizse üretim beklemede kalır. Brief’inize “onay yetkilisi: Ad Soyad, e-posta” satırını ekleyin. Yazılı onay gelmeden baskıya geçilmemesini istemek alıcı için de koruyucudur.

Tek sayfalık kontrol listesi (kopyala-yapıştır)

Aşağıdaki madde işaretlerini doldurup teklif talebinize ekleyebilirsiniz:

Bu liste Otto Bülten içindeki süreç yazılarıyla da uyumludur: önce brief, sonra ürün kısa listesi, sonra prova.

Otto’ya teklif gönderirken ne yazmalısınız?

İletişim formunda veya e-postada şu özet yeterlidir: ürün (veya kullanım amacı), yaklaşık adet, bütçe hedefi, teslim tarihi, şehir ve logo dosyası. Ürün henüz net değilse “fuar ziyaretçisine dayanıklı, cebde taşınır, tek renk logo” gibi kısıtlar da yönlendirir. Minimum sipariş ürüne göre değişir; birçok üründe planlama 100 adetten başlar, bazılarında daha düşük adet konuşulabilir. Termin de işe göre değişir; birçok siparişte tasarım onayından sonra hazırlık sıklıkla 7–10 iş günü bandında şekillenir, kesin süre teklifte yazılır.

Hazır brief’iniz varsa:

Teklif Al / İletişim
E-posta: info@ottopromosyon.com
Telefon: +90 (507) 106 71 22
WhatsApp: wa.me/905071067122

Sık yapılan brief hataları (kısa)

Yalnızca JPEG logo göndermek, vektörü “sonra” bırakmak
Adeti “birkaç yüz” diye yazıp tekliften net sayı beklemek
Termini etkinlik gününe eşitleyip onay süresini unutmak
Pantone’u yazıp yüzey farkını yok saymak
Birden fazla logo varyasyonunu aynı anda “hepsi basılsın” demek (adet ve kalıp maliyeti artar)
Teslim adresini son güne bırakmak

Bu hataların ortak sonucu aynıdır: teklif turu uzar, kampanya tarihi sıkışır.

Sonuç: net brief, sakin sipariş

Promosyon siparişi yaratıcı bir iş gibi görünür; operasyon tarafı ise kontrol listesiyle yürür. Logo dosyanızı, adet bantlarınızı, termin tarihinizi, şehir bilginizi ve onay yetkilinizi tek sayfada toplayın. Böylece teklif karşılaştırması daha adil olur, baskı sürprizi azalır ve ekibiniz etkinlik gününe daha sakin girer.

Brief’iniz hazırsa Otto Promosyon ekibine iletin; ürün önerisi ve termin çerçevesini birlikte netleştirelim. Katalogdan ilham için /urunler/ sayfasına, yazışma için /iletisim/ veya WhatsApp hattına geçmeniz yeterlidir.

Promosyon Teklifi İçin Brief Nasıl Yazılır: Logo, Adet, Termin Kontrol Listesi