Kişiselleştirilmiş promosyon ürünleri, hediyeyi özel kılar. Üzerinde kendi adını gören bir çalışan ya da müşteri, ürünü daha değerli bulur. Ama bu özel dokunuş, isim listesi hatalıysa tam tersine döner. Yanlış yazılmış bir isim, bozuk bir Türkçe karakter ya da kesilmiş bir soyadı, hediyeyi kullanılamaz hale getirebilir.
Bu yazı, isim listesini baskıdan önce nasıl temizleyeceğinizi ve prova edeceğinizi anlatıyor.
İsim listesi nereden geliyor?
İsim listeleri genellikle insan kaynakları sisteminden, müşteri veri tabanından ya da etkinlik kayıt formlarından alınır. Bu kaynakların her biri farklı sorunlar taşır:
- Sistemlerde isimler tamamen büyük harfle yazılmış olabilir.
- Türkçe karakterler (ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü) yanlış kaydedilmiş olabilir.
- Kayıt formlarında kişiler kendi adlarını farklı biçimlerde yazmış olabilir.
- İkinci isimler, unvanlar ve kısaltmalar tutarsız olabilir.
Bu yüzden listeyi olduğu gibi tedarikçiye göndermek yerine önce temizlemeniz gerekir.
Listeyi temizleme adımları
1. Tek bir format belirleyin
Önce isimlerin nasıl basılacağına karar verin:
- Sadece ad mı, ad ve soyad mı?
- İkinci isim olacak mı?
- Büyük harf mi, ilk harf büyük mü?
- Unvan (Dr., Av.) olacak mı?
Bu kararı yazılı hale getirin ve listenin tamamına uygulayın.
2. Boşlukları temizleyin
Listelerde gözle görülmeyen sorunlar olabilir:
- İsmin başında ya da sonunda fazla boşluk
- Ad ile soyad arasında çift boşluk
- Satır sonunda görünmeyen karakterler
Bu sorunlar baskıda hizalamayı bozabilir. Tablo programlarında boşluk temizleme fonksiyonlarını kullanabilir ya da listeyi dikkatle kontrol edebilirsiniz.
3. Türkçe karakterleri kontrol edin
Türkçe karakterler en sık sorun çıkaran kısımdır:
- “I” ve “İ”, “ı” ve “i” karışıklığı özellikle büyük harf dönüşümünde yaşanır. Örneğin “ışık” büyük harfe çevrildiğinde “IŞIK”, “ilker” ise “İLKER” olmalıdır.
- Bazı sistemler Türkçe karakterleri ”?” ya da farklı sembollere çevirebilir.
- Dosya formatı değiştikçe karakterler bozulabilir.
Listeyi tedarikçiye göndermeden önce bir de tedarikçinin kullanacağı formatta açıp kontrol edin. Tedarikçiye baskı sisteminin Türkçe karakterleri desteklediğini de mutlaka sorun.
4. Yazımları doğrulayın
- Aynı kişinin farklı listelerde farklı yazılıp yazılmadığını kontrol edin.
- Emin olmadığınız isimleri kişinin kendisine ya da yöneticisine sorun.
- Yabancı isimlerde doğru yazımı teyit edin.
Karakter sınırı
Her ürünün baskı alanı sınırlıdır. Kalem üzerinde 20 karakter rahat sığarken, bir anahtarlıkta 10 karakter bile zor olabilir.
- Tedarikçiden her ürün için maksimum karakter sayısını öğrenin.
- Listedeki en uzun isimleri bulun ve bu sınırı aşıp aşmadığına bakın.
- Aşanlar için bir kural belirleyin: ikinci isim kısaltılacak mı, sadece ad mı basılacak?
Bu kuralı herkese aynı şekilde uygulayın. Bir kişinin ikinci ismi basılıp diğerinin kısaltılması tutarsız görünür.
Prova
Dijital prova
Tedarikçiden, listedeki birkaç ismin ürün üzerinde nasıl görüneceğini gösteren dijital prova isteyin. Özellikle şunları seçin:
- En uzun isim
- En kısa isim
- Türkçe karakter içeren isimler (özellikle İ, ı, ğ, ş)
- İkinci isim ya da unvan içeren isimler
Fiziksel numune
Mümkünse birkaç isimle fiziksel numune isteyin. Dijital provada iyi görünen bir yazı, küçük bir ürün yüzeyinde okunaksız olabilir.
Listenin son kontrolü
Tedarikçinin baskıda kullanacağı son listeyi isteyin ve sizin listenizle satır satır karşılaştırın. İki listenin aynı olduğundan emin olmadan onay vermeyin.
Onay ve paketleme
- Son onayı yazılı verin ve onaylanan liste dosyasının adını belirtin.
- Tedarikçiden ürünleri isim sırasına göre ya da departmana göre paketlemesini isteyin. Bu, dağıtımı büyük ölçüde kolaylaştırır.
- Birkaç yedek kişiselleştirilmemiş ürün sipariş edin. Son dakika eklemeleri ya da hatalı baskılar için işe yarar.
Kısa kontrol listesi
- İsim formatını tek bir kurala bağlayın.
- Boşlukları ve görünmeyen karakterleri temizleyin.
- Türkçe karakterleri ve büyük harf dönüşümlerini kontrol edin.
- Şüpheli yazımları kişiye sorun.
- Ürün başına karakter sınırını öğrenin, aşanlar için kural belirleyin.
- Uç örneklerle dijital prova ve fiziksel numune isteyin.
- Son listeyi satır satır karşılaştırın, yazılı onay verin.
Kişiselleştirme, hediyeyi özel kılan detaydır. Doğru prova edildiğinde, her alıcı kendi adını olması gerektiği gibi görür.